jueves, 16 de julio de 2009

Intoducción

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturalezas diversas y normalmente incluyen:


· El equipo computacional, (Hardware)· El recurso humano que interactúa con el sistema de información.· Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.· Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software).


Un Sistema de Información constituye el conjunto formal de procesos de análisis, que operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la información necesaria para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias.

martes, 30 de junio de 2009

Significados De Los Sistemas de Información

El término Sistemas de Información tiene diferentes significados:
En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres componentes:
Estructura.
•Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente, tales como "buffers", RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché, entre otros.
•Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras, etc.
Canales.
•Que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces inalámbricos, entre otros.
•Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos. Comportamiento.
•Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios mediante el intercambio de mensajes.
•Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios o servicios.
En geografía y cartografía.Un Sistema de Información Geográfica (SIG) se utiliza para integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar información referenciada. Existen muchas aplicaciones de SIG, desde ecología y geología, hasta las ciencias sociales.
•En representación del conocimiento. Un sistema de información consiste de tres componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva, información se define en términos de tres niveles de semiótica. Datos que pueden ser procesados automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis. En el contexto de un individuo que interpreta los datos, estos son convertidos en información, lo que corresponde al nivel semántico. La información se convierte en conocimiento cuando un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por ejemplo para una tarea específica), esto corresponde al nivel pragmático. •En matemáticas dentro de la teoría de los dominios. Un sistema de información Scott (por su inventora Dana Scott) es una estructura matemática que provee una representación alternativa de un dominio Scott, como un caso especial, algebraic lattices.
•En matemáticas teoría de conjunto difuso. Un sistema de información es un sistema de atributo-valor.
•En sociología. Los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología.
•En teoría de sistemas. Un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión y diseminación de datos que representa información para el usuario.
•En informática. un sistema de información es cualquier sistema o subsistema de equipo de telecomunicaciones o computacional interconectados y que se utilicen para obtener, almacenar, manipular, administrar, mover, controlar, desplegar, intercambiar, transmitir o recibir voz y/o datos, e incluye tanto los programas de computación ("software" y "firmware") como el equipo de cómputo.

Historia del Sistema de Información Administrativa.

Historia del sistema de información administrativo.
El estudio de los sistemas de información se originó como una sub-disciplina de las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se enfatiza más como un área importante dentro de la investigación en los estudios de administración, y es enseñado en las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el mundo.
En la actualidad, la Información y la tecnología de la Información forman parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organización, junto con el personal, dinero, material y maquinaria. Muchas compañías han creado la posición de Director de Información (CIO, por sus siglas en inglés Chief Information Officer) quien asiste al comité ejecutivo de la compañía, junto con el Director Ejecutivo, el Director Financiero, el Director de Operaciones y el Director de Tecnología (es común que el Director de Información actúe como Director de Tecnología y viceversa). Por eso todos los Sistemas de Información deben de ser catalogados en base a su función.
El Sistema de I:nformación Administrativo (S.I.A).
Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones
A.Los datos: Son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por sí solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.
B.Información: Es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.
C.Sistema de información: Recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.

Algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.

Según Murdick (1998), un S.I.A es:
"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información.
"Para Bocehino (1987), un S.I.A es:
"Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"
Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento
.De acuerdo con las anteriores definiciones. El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones u operaciones en forma eficiente y eficaz.
Objetivos de los SI
•La principal función de un SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa.
•Este sistema tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones.
•Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable.
•Incrementar la productividad operacional.
•Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados.
En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Información Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración.
Para que este se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente:
a) ¿Qué datos se requieren?
b) ¿Cuándo se requieren?
c) ¿Quién o quienes los necesitan?
d) ¿En qué forma se necesita?
e) ¿Cuánto cuestan?
f) ¿Prioridad de procesamiento de datos?
g) ¿Cómo debe ser el control?
h) ¿Cuál debe ser su alcance?

Tipos de sistemas de información.

Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,los SI pueden clasificarse en:
(Esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial)
•Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
•Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
•Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
•Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
•Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
•Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
•Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).
Característica del (S.I.A).
•Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.
•Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.
•Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.
•Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.
•Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.
•Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
•Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.
Componentes del (S.I.A).
Todo S.I.A tiene cuatro componentes básicos:
Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones.
•Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las computadoras.
•Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.
•Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar que información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentación.
Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:
A.Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados. B.Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de salidas.
C.Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones.
Otras clasificaciones según el entorno de aplicación de los (S.I.A).
•Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea y modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.
•Entorno de decisiones: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.

Impacto del S.I.A en el estudio de los sistema y procedimientos.

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:
1.Preparación del estudio.
2.Registro de datos.
3.Análisis de los hechos.
4.Desarrollo de la mejor solución.
5.Implantación del nuevo procedimiento.
6.Mantenimiento de los procedimientos.
El sistema de información Administrativa (S.I.A). ha sido de suma importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación del estudio y saber que se a realiza el registro de datos y aquí es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en información de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.
Aplicación de los sistemas de información.
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.Áreas de trabajo.
El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:
•Estrategia de los sistemas de información.
•Gestión de los sistemas de información.
•Desarrollo de los sistemas de información.

Evolución y Anatomía de los SIA

Evolución y Anatomía de los SIA.
Un SIA surge cuando una empresa sobrevive y crece y la supervisión de ella está fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar las diferentes actividades de la organización. Cuando esto sucede los problemas de autoridad, responsabilidad y organización comienzan a asumir proporciones considerables; es aquí donde empieza a tomar forma la necesidad de un SI formal.
Un SIA evoluciona en función de los resultados que vayan obteniendo y alcanzan su desarrollo óptimo cuando se evitan situaciones como: cruces de información, procesos dobles o cuando se hayan fijado flujos formales de información que permitan conocer los problemas de una manera inmediata.
En ocasiones el desarrollo de los SI dependen de otros factores como: ambiente externo, cambios en las necesidades internas, cambios tecnológicos, actualización de sus diseñadores y administradores.
La anatomía de un sistema de información podemos describirla de la siguiente manera:
Entradas y Salidas. Las entradas son elementos que ingresan al sistema para su transformación y las salidas representan el resultado del proceso de transformación.
Procesamiento. Es el centro de transformación en todo sistema. Esta formada por un grupo de elementos que establecen un control sobre los datos de entrada con el fin del filtrar la información, en base a una serie de reglas, instrucciones o procesos previamente establecidos.
Retroalimentación. (+ ó -) La negativa es esencialmente información de entrada que indica que el proceso se está desviando del curso de acción elegido indicando que hay necesidad de reajustar a un nuevo estado. La retroalimentación positiva es la que generalmente refuerza el desempeño de la administración ya que es indispensable para el funcionamiento del sistema.

Tecnología de Información.

El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro será aún mayor.
Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Información son las siguientes:
•La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa, es decir, el uso de los Sistemas de Información que dan ventaja competitiva (sistemas estratégicos) se incrementará. Las empresas de más éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas de la tecnología de la Información de manera creativa.
•La tecnología será parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnología será usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los clientes o para cambiar la forma en que ser trabaja. Los trabajadores usarán las computadoras personales conectadas en red, y las fábricas usarán la tecnología para el diseño y control de producción.
•El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrónico, el intercambio electrónico de datos y el acceso a información externa por medio de redes como internet.
•La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrónico y de conferencias por computadoras y de esta manera facilitar la comunicación global.
•La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos de negocios. Las técnicas de reingeniería de procesos continuarán apoyándose en los sistemas de información.
El Reto De Los Sistemas De Información:
1) El reto estratégico de los negocios
•Los cambios tecnológicos se mueven más rápido que los cambios de los seres humanos o las instituciones.
•Necesitarán del uso de la tecnología para simplificar la comunicación y la coordinación.
•Si las instituciones solo automatizan lo que hacen actualmente, dejan pasar en gran medida el potencial de la tecnología de la información.
2) El reto de la globalización.
•Que los sistemas puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos países.
•Dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y políticas daban lugar a un caos y a la falla de controles de la administración central.
3) El reto de la arquitectura de la información.
•Nuevas formas de hacer negocios
•Dan más importancia la hardware, software y redes.
4) El reto de la inversión en los sistemas de información.
•Una cosa es usa la tecnología de información para diseñar, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto.
•Cambio organización debido al desarrollo de sistemas más eficientes.
5) El reto de la responsabilidad y control.
•Los SIBC juegan un papel crítico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros.
•Los sistemas automáticos o semiautomáticos que funciones mal pueden traer daños desastrosos.
Una empresa hace una inversión al desastre si emplean sistemas que no operen como debieran, que no den información que las personas puedan interpretar y usar correctamente.

Sistemas de Información para funciones específicas.

Sistemas de Información para funciones específicas.
•Para dar apoyo a las funciones primarias de comercialización, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de información distintos y específicos para cada función. Aun cuando los sistemas de información se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estas funciones específicas.
•Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad. Estos sistemas constan de varios módulos diseñados alrededor de los libros contables, el catálogo de cuentas y los diarios. Estos módulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de información también contienen módulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de órdenes de compra y recepción, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nomina. Adicionalmente, los sistemas de información específicos para contabilidad contienen módulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.
•Sistema de Información que dan apoyo a la Manufactura. Aunque no existen dos fabricantes exactamente iguales, la mayoría de estos sistemas constan de un módulo para el programa maestro de producción, un módulo para la planeación de requerimientos de materiales y un módulo de lista de materiales. Estos módulos se enlazan con un módulo que da apoyo a la actividad de ingeniería de diseño. El módulo de planeación de requerimientos de capacidad ayuda a los tomadores de decisiones a anticipar los esfuerzos que impondrían las cargas de trabajo proyectadas en cada centro o departamento a lo largo del tiempo. El módulo de control de inventarios de manufactura se enlaza con el módulo de lista de materiales a fin de que los materiales necesarios en el proceso de manufactura puedan ser fabricados, adquiridos o recogidos de los almacenes y enviados al área de producción. El módulo de control de planta se enlaza directamente con los módulos de costos estándar, costos de trabajos y desempeño de la mano de obra.
•Sistema de Información que dan apoyo a la comercialización. Durante mucho tiempo la función de comercialización no fue enfocada por la tecnología informática. Los gerentes están cambiando la función de una operación basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la información. A decir verdad, están empezando a darse cuenta que un sistema de información es una arma crítica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado.
•Los gerentes de comercialización necesitan información que les ayude a anticipar los cambios en la demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un control sobre los gastos de venta y distribución. Un sistema para una función específica que tenga módulos para administración y soporte de ventas, análisis del desempeño de ventas y pronósticos, investigación de mercados y recopilación de inteligencia, servicio a clientes y análisis, promoción, y análisis de productos y estrategia, proporciona la información necesaria para los gerentes de estas funciones.
•Las organizaciones buscan formas de acercarse más a sus clientes actuales, conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de comercialización necesitan información que les ayude a anticipar las demandas cambiantes con relación a los productos, aumentar la productividad en las ventas y mantener un control estrecho sobre los gastos de venta y distribución. Deberán eliminar los trabajos duplicados, la fragmentación, el conflicto y el desperdicio en el área de comercialización.
•Una gran cantidad de datos que se alimentan a este sistema de información provienen de los sistemas de información relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura. El sistema de Información específico para la comercialización combina datos de bases de datos de la compañía con datos externos, incluyendo estadísticas económicas, demográficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una diversidad de modelos de pronósticos, de competencia y de precios, para proporcionar, en unos cuantos minutos, información estratégica que no era posible proporcionar con los sistemas manuales.
Estudio de los sistemas de información.
Ciborra (2002) define el estudio de los sistemas de información como el estudio que trata la inserción y el uso de la tecnología de la información en las organizaciones, instituciones, y la sociedad en general.Muchas universidades, tales como la Universidad de Carnegie Mellon, Universidad Tecnológica de Panamá, la Universidad de California – Berkel y la Universidad de Michigan, la Universidad de Colorado, la Universidad de Syracuse, la Universidad de George Mason, la Universidad de Washington, la Universidad George Washington, la Universidad de Nueva York, la Universidad Claretmont, la Universidad de Toronto, la Universidad Multimedia, la Universidad de Idaho, la Universidad de Limerick, la Universidad Tecnologica Nacional y Universidad de Buenos Aires de Argentina ofrecen actualmente grados académicos en sistemas de información y en otros campos relacionados.
El ambiente Organizacional y el Proceso AdministrativoAlgo que resulta fundamental en la administración moderna, es el hecho de organizar; incluso se considera que ninguna organización puede funcionar a la larga sin una cadena de comando y una cadena de comunicación formal que coordine las actividades de la empresa y canalice las instrucciones al usuario respectivo.
El organizar, controlar y planear constituye las funciones básicas de la administración, mismas que son altamente significativas en el desempeño de los sistemas de información para la administración.
Una función distintiva del proceso administrativo de marcarse en la forma de interpretar los conceptos de organizar y organización. Organizar es una función básica de los gerentes y se ocupa primordialmente, de la estructura formal como medio para obtener la acción efectiva de grupo. Por otra parte la organización se refiere a las relaciones humanas en las actividades de grupo, es decir se ocupa de coordinar las actividades de la gente.

Planeación del sistema de Información Administrativa.

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro. Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo.
a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.
Pasos en la elaboración del Plan Estratégico del Sistema de Información Administrativo.
•Examinar el plan anterior a lo Largo Plazo y determinar la naturaleza del que se va a ser elaborado.
•Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA. •Estudiar la posición estratégica de la compañía.
•Determinar el entorno que el SIA cumplirá su contenido.
•Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.•Establecer los objetivos estratégicos del SIA.
•Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.
•Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.
•Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
•Establecer criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
•Estimar el plazo de las metas que se deben alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.

Necesidad de la Planeación de Sistemas de Información y Algunas Razones Fundamentales para su Planeación.

El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto. Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: La automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: La creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la Organización.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.
El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados.Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa. En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa. Información. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los S.I.
•Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.
•Concentrarse en los objetivos del S.I.A.
•Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información administrativa.
•Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información
•Sentar las bases para controlar los proyectos del S.I.A.
•Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A.
•Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cual se evita una resistencia al cambio.
Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Más aun, al incluir los planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de información. Al planear la instalación del S.I.A. la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que será introducido conforme vaya necesitándose.
Este tipo de asignación permite un diseño y organización ordenadas. El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema.

Objetivos de la Planeación de S.I.A

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien.
La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo.
Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:
•Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales.
•Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito. •Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
•Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento.
•Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
•Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, inter-organizacionales y que abarquen toda la empresa.
•Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:
•Que el S.I.A. forme parte del plan estratégico de la compañía.
•Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.

Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas

Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas.
Búsqueda de la Información.

Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.
La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:
1.Qué se está haciendo.
2.Por qué se está haciendo.
3.Cómo se está haciendo.
4.Quién lo está haciendo.
Los principales problemas que entraña lo que se está haciendo.
En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:
1.Ambiente de la industria y de la compañía.
2.La industria
3.La compañía y la alta gerencia.
4.La gerencia media.
5.Gerencia de primera línea y sistemas de operación

Manuales Administrativos del SIA.

A continuación se dan algunas definiciones de lo que es un manual.
Según Duhat Kizatus Miguel A., un manual es:"Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".
Para A. Reyes Ponce, un manual es:"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".
Continolo G., define la manual como:"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Para nosotros los manuales administrativos son escritos que utilizan a manera de medios de información y acoplamiento que admiten buscar y emitir de manera concretada y consecuente la información y procedimientos referentes a políticas, organización, funciones, tácticas, etc. Los cuales se consideran obligatorios para la realización de las actividades y ocupaciones.

Impacto de los Manuales Administrativos en el Análisis de los Sistemas de Información

Los manuales utilizados en una organización son los siguientes:
1.Manual de objetivos y políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
2.Manuales del empleado o de Bienvenida: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos, obligaciones, etc.
3.Manuales de Organización: describe la organización formal mencionando, para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
4.Manual de normas procedimientos: Llamados también manual de operaciones o de prácticas Standard, son documentos de gestión de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos. Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias.
5.Manual del especialista: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de actividades u oficios, se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
6.Manual de propósitos Múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección o mantenimiento.
7.Otros manuales de apoyo a la gestión.
Estructura de los manuales de normas y procedimientos.
•Contenido: en esta sección incluye enunciación de la codificación y Enunciación de la nominación de cada norma y la Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
•Objetivos: contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
•Responsabilidad: se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
•Alcance de los procedimientos: contendrá la explicación de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser Empleados o por la vía de excepción, cuales son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
•Instrucciones: deberá contener la Estructura (cuál es la disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual), codificación (se indicará el sistema y criterios de codificación utilizados)., actualización y los criterios de cumplimiento.
•Normas de procedimientos:
•Glosario
•Índice Temático: en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del manual.
•Índice de referencias cruzadas
•Verificación y asesoramiento
•Indicación de fechas
•Numeración de páginas
•Formato
•Armado

Impacto de los Manuales Administrativos en el Análisis de los Sistemas de Información.

El Ambiente futuro en el que trabajan los gerentes será un medio de sistemas. Hemos hecho hincapié en que el enfoque de sistemas se identifica con las siguientes cualidades distintivas:
1.Integración, caracterizada por la sinergia, que produce un efecto total mayor que los de la suma de sus partes individuales.
2.La interdisciplinar, que utiliza las técnicas y métodos de varias disciplinas.
3.La empírica, sujeta a la experimentación y a la comprobación científica.
4.La orientada hacia las decisiones, dirigida hacia la toma de decisiones para lograr una asignación optima de los recursos, uno de los principales objetivos del enfoque de sistemas en las aplicaciones de negocios.
5.La de información, la filosofía del enfoque de sistemas, es la información y la estructura es un sistema de información.
El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas claves:
A.¿Qué es lo que se hace? Esto representa a las acciones.
B.¿Cómo se hace? Referente a los procedimientos.
C.¿Con que frecuencia se presenta?
D.¿Que tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?
E.¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectuaran las tareas?
F.¿Existe algún problema?
G.¿Si existe algún problema, ¿Qué tan serio es?
H.¿Si existe algún problema, ¿Cuál es la causa que lo origina?
Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por que ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando no es posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organización.
Así mismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad.Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre los requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe tenerle nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.

Manual de Normas y Procedimientos.

Objetivos
1.- Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
2.- Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.
3.- Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa.
4.- Prestar apoyo logístico a la organización con información del tiempo que demora cada responsable en la realización de sus actividades para determinar el costo real.
Finalidad
1.- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias.
2.- Facilitar las labores de inspección.
3.- Simplificar la determinación de responsabilidades.
4.- Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.
5.- Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
6.- Facilitar la elaboración de las guías de servicio al ciudadano.
7.- Construir una base para el análisis.
Modificación
1.- El procedimiento es de mejoramiento continuo, se realiza cuando las necesidades lo requieran, como consecuencia de una acción correctiva, o por política cuando menos una vez al año.
2.- La modificación o creación de nuevos procedimientos podrá realizarse inmediatamente.
3.- Si las modificaciones fueran numerosas y constantes se sugiere realizar un rediseño de todos los procedimientos, procesos y servicios administrativos.
Ventajas
1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos estos que por otro lado sería difícil reunir.
2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.
4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existirUn instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.


Limitaciones

1.- Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
2.- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
3.- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

Conclusión

Hasta ahora hemos insistido en que se necesita el enfoque de sistemas para enfrentarse a la complejidad. Para poder comprender el enfoque de sistemas y el diseño de sistemas de información para la gerencia es básico el concepto de los sistemas de información administrativa y la retroalimentación.

Esencialmente los sistemas de retroalimentación se ocupan de la forma en que se usa la información para fines de control y se aplican no solo a los sistemas de información administrativa y de negocios, sino también a sistemas biológicos, de ingeniería y muchos más.

Si los acontecimientos del pasado y las necesidades del futuro son un indicio, podemos esperar que la administración del mañana sufra varios cambios importantes. Los más significativos son el ensanchamiento del ambiente tecnológico, los cambios de organización dentro de la empresa y la creciente repetición entre ella y el ambiente exterior. Continuara el progreso de la intensidad tecnológica de los recursos de la empresa.

Los sistemas de negocios del futuro serán demasiado complejos para que puedan manejarse tan solo con la experiencia, las opiniones y las pericias de un solo individuo, independientemente de su capacidad, los gerentes tendrán que funcionar en un ambiente interdisciplinario.

Tendrán que enfrentarse a un verdadero reto, realmente a la necesidad de absorber y utilizar los métodos matemáticos y las ciencias físicas y naturales. Así como las investigaciones de las ciencias sociales y del comportamiento. Se necesita todo esto en el enfoque de sistemas adecuada administración de una empresa.