Intoducción

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturalezas diversas y normalmente incluyen:


· El equipo computacional, (Hardware)· El recurso humano que interactúa con el sistema de información.· Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.· Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software).


Un Sistema de Información constituye el conjunto formal de procesos de análisis, que operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la información necesaria para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias.

Significados De Los Sistemas de Información

El término Sistemas de Información tiene diferentes significados:

En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres componentes:

Estructura.

•Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente, tales como "buffers", RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché, entre otros.

•Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras, etc.

Canales.

•Que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces inalámbricos, entre otros.

•Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos. Comportamiento.

•Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios mediante el intercambio de mensajes.

•Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios o servicios.

En geografía y cartografía.Un Sistema de Información Geográfica (SIG) se utiliza para integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar información referenciada. Existen muchas aplicaciones de SIG, desde ecología y geología, hasta las ciencias sociales.

•En representación del conocimiento. Un sistema de información consiste de tres componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva, información se define en términos de tres niveles de semiótica. Datos que pueden ser procesados automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis. En el contexto de un individuo que interpreta los datos, estos son convertidos en información, lo que corresponde al nivel semántico. La información se convierte en conocimiento cuando un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por ejemplo para una tarea específica), esto corresponde al nivel pragmático. •En matemáticas dentro de la teoría de los dominios. Un sistema de información Scott (por su inventora Dana Scott) es una estructura matemática que provee una representación alternativa de un dominio Scott, como un caso especial, algebraic lattices.

•En matemáticas teoría de conjunto difuso. Un sistema de información es un sistema de atributo-valor.

•En sociología. Los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología.

•En teoría de sistemas. Un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión y diseminación de datos que representa información para el usuario.

•En informática. un sistema de información es cualquier sistema o subsistema de equipo de telecomunicaciones o computacional interconectados y que se utilicen para obtener, almacenar, manipular, administrar, mover, controlar, desplegar, intercambiar, transmitir o recibir voz y/o datos, e incluye tanto los programas de computación ("software" y "firmware") como el equipo de cómputo.

Historia del Sistema de Información Administrativa.

Historia del sistema de información administrativo.

El estudio de los sistemas de información se originó como una sub-disciplina de las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se enfatiza más como un área importante dentro de la investigación en los estudios de administración, y es enseñado en las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el mundo.

En la actualidad, la Información y la tecnología de la Información forman parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organización, junto con el personal, dinero, material y maquinaria. Muchas compañías han creado la posición de Director de Información (CIO, por sus siglas en inglés Chief Information Officer) quien asiste al comité ejecutivo de la compañía, junto con el Director Ejecutivo, el Director Financiero, el Director de Operaciones y el Director de Tecnología (es común que el Director de Información actúe como Director de Tecnología y viceversa). Por eso todos los Sistemas de Información deben de ser catalogados en base a su función.

El Sistema de I:nformación Administrativo (S.I.A).

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones

A.Los datos: Son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por sí solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.

B.Información: Es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.

C.Sistema de información: Recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.

Algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.

Según Murdick (1998), un S.I.A es:

"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información.

"Para Bocehino (1987), un S.I.A es:

"Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"

Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento

.De acuerdo con las anteriores definiciones. El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones u operaciones en forma eficiente y eficaz.

Objetivos de los SI

•La principal función de un SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa.

•Este sistema tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones.

•Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable.

•Incrementar la productividad operacional.

•Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados.

En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Información Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración.

Para que este se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente:

a) ¿Qué datos se requieren?

b) ¿Cuándo se requieren?

c) ¿Quién o quienes los necesitan?

d) ¿En qué forma se necesita?

e) ¿Cuánto cuestan?

f) ¿Prioridad de procesamiento de datos?

g) ¿Cómo debe ser el control?

h) ¿Cuál debe ser su alcance?

Tipos de sistemas de información.

Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.

Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,los SI pueden clasificarse en:

(Esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial)

•Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

•Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

•Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

•Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

•Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

•Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

•Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

Característica del (S.I.A).

•Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

•Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

•Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.

•Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

•Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

•Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

•Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

Componentes del (S.I.A).

Todo S.I.A tiene cuatro componentes básicos:

•Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones.

•Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las computadoras.

•Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.

•Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar que información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentación.

Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:

A.Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados. B.Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de salidas.

C.Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones.

Otras clasificaciones según el entorno de aplicación de los (S.I.A).

•Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea y modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.

•Entorno de decisiones: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.

Impacto del S.I.A en el estudio de los sistema y procedimientos.

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:

1.Preparación del estudio.

2.Registro de datos.

3.Análisis de los hechos.

4.Desarrollo de la mejor solución.

5.Implantación del nuevo procedimiento.

6.Mantenimiento de los procedimientos.

El sistema de información Administrativa (S.I.A). ha sido de suma importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación del estudio y saber que se a realiza el registro de datos y aquí es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en información de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.

Aplicación de los sistemas de información.

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.

En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.Áreas de trabajo.

El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:

•Estrategia de los sistemas de información.

•Gestión de los sistemas de información.

•Desarrollo de los sistemas de información.

Evolución y Anatomía de los SIA

Evolución y Anatomía de los SIA.

Un SIA surge cuando una empresa sobrevive y crece y la supervisión de ella está fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar las diferentes actividades de la organización. Cuando esto sucede los problemas de autoridad, responsabilidad y organización comienzan a asumir proporciones considerables; es aquí donde empieza a tomar forma la necesidad de un SI formal.

Un SIA evoluciona en función de los resultados que vayan obteniendo y alcanzan su desarrollo óptimo cuando se evitan situaciones como: cruces de información, procesos dobles o cuando se hayan fijado flujos formales de información que permitan conocer los problemas de una manera inmediata.

En ocasiones el desarrollo de los SI dependen de otros factores como: ambiente externo, cambios en las necesidades internas, cambios tecnológicos, actualización de sus diseñadores y administradores.

La anatomía de un sistema de información podemos describirla de la siguiente manera:

Entradas y Salidas. Las entradas son elementos que ingresan al sistema para su transformación y las salidas representan el resultado del proceso de transformación.

Procesamiento. Es el centro de transformación en todo sistema. Esta formada por un grupo de elementos que establecen un control sobre los datos de entrada con el fin del filtrar la información, en base a una serie de reglas, instrucciones o procesos previamente establecidos.

Retroalimentación. (+ ó -) La negativa es esencialmente información de entrada que indica que el proceso se está desviando del curso de acción elegido indicando que hay necesidad de reajustar a un nuevo estado. La retroalimentación positiva es la que generalmente refuerza el desempeño de la administración ya que es indispensable para el funcionamiento del sistema.