Impacto de los Manuales Administrativos en el Análisis de los Sistemas de Información.

El Ambiente futuro en el que trabajan los gerentes será un medio de sistemas. Hemos hecho hincapié en que el enfoque de sistemas se identifica con las siguientes cualidades distintivas:

1.Integración, caracterizada por la sinergia, que produce un efecto total mayor que los de la suma de sus partes individuales.

2.La interdisciplinar, que utiliza las técnicas y métodos de varias disciplinas.

3.La empírica, sujeta a la experimentación y a la comprobación científica.

4.La orientada hacia las decisiones, dirigida hacia la toma de decisiones para lograr una asignación optima de los recursos, uno de los principales objetivos del enfoque de sistemas en las aplicaciones de negocios.

5.La de información, la filosofía del enfoque de sistemas, es la información y la estructura es un sistema de información.

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas claves:

A.¿Qué es lo que se hace? Esto representa a las acciones.

B.¿Cómo se hace? Referente a los procedimientos.

C.¿Con que frecuencia se presenta?

D.¿Que tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?

E.¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectuaran las tareas?

F.¿Existe algún problema?

G.¿Si existe algún problema, ¿Qué tan serio es?

H.¿Si existe algún problema, ¿Cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por que ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando no es posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organización.

Así mismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad.Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre los requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe tenerle nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.