Sistemas de Información para funciones específicas.

Sistemas de Información para funciones específicas.

•Para dar apoyo a las funciones primarias de comercialización, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de información distintos y específicos para cada función. Aun cuando los sistemas de información se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estas funciones específicas.

•Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad. Estos sistemas constan de varios módulos diseñados alrededor de los libros contables, el catálogo de cuentas y los diarios. Estos módulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de información también contienen módulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de órdenes de compra y recepción, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nomina. Adicionalmente, los sistemas de información específicos para contabilidad contienen módulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.

•Sistema de Información que dan apoyo a la Manufactura. Aunque no existen dos fabricantes exactamente iguales, la mayoría de estos sistemas constan de un módulo para el programa maestro de producción, un módulo para la planeación de requerimientos de materiales y un módulo de lista de materiales. Estos módulos se enlazan con un módulo que da apoyo a la actividad de ingeniería de diseño. El módulo de planeación de requerimientos de capacidad ayuda a los tomadores de decisiones a anticipar los esfuerzos que impondrían las cargas de trabajo proyectadas en cada centro o departamento a lo largo del tiempo. El módulo de control de inventarios de manufactura se enlaza con el módulo de lista de materiales a fin de que los materiales necesarios en el proceso de manufactura puedan ser fabricados, adquiridos o recogidos de los almacenes y enviados al área de producción. El módulo de control de planta se enlaza directamente con los módulos de costos estándar, costos de trabajos y desempeño de la mano de obra.

•Sistema de Información que dan apoyo a la comercialización. Durante mucho tiempo la función de comercialización no fue enfocada por la tecnología informática. Los gerentes están cambiando la función de una operación basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la información. A decir verdad, están empezando a darse cuenta que un sistema de información es una arma crítica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado.

•Los gerentes de comercialización necesitan información que les ayude a anticipar los cambios en la demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un control sobre los gastos de venta y distribución. Un sistema para una función específica que tenga módulos para administración y soporte de ventas, análisis del desempeño de ventas y pronósticos, investigación de mercados y recopilación de inteligencia, servicio a clientes y análisis, promoción, y análisis de productos y estrategia, proporciona la información necesaria para los gerentes de estas funciones.

•Las organizaciones buscan formas de acercarse más a sus clientes actuales, conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de comercialización necesitan información que les ayude a anticipar las demandas cambiantes con relación a los productos, aumentar la productividad en las ventas y mantener un control estrecho sobre los gastos de venta y distribución. Deberán eliminar los trabajos duplicados, la fragmentación, el conflicto y el desperdicio en el área de comercialización.

•Una gran cantidad de datos que se alimentan a este sistema de información provienen de los sistemas de información relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura. El sistema de Información específico para la comercialización combina datos de bases de datos de la compañía con datos externos, incluyendo estadísticas económicas, demográficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una diversidad de modelos de pronósticos, de competencia y de precios, para proporcionar, en unos cuantos minutos, información estratégica que no era posible proporcionar con los sistemas manuales.

Estudio de los sistemas de información.

Ciborra (2002) define el estudio de los sistemas de información como el estudio que trata la inserción y el uso de la tecnología de la información en las organizaciones, instituciones, y la sociedad en general.Muchas universidades, tales como la Universidad de Carnegie Mellon, Universidad Tecnológica de Panamá, la Universidad de California – Berkel y la Universidad de Michigan, la Universidad de Colorado, la Universidad de Syracuse, la Universidad de George Mason, la Universidad de Washington, la Universidad George Washington, la Universidad de Nueva York, la Universidad Claretmont, la Universidad de Toronto, la Universidad Multimedia, la Universidad de Idaho, la Universidad de Limerick, la Universidad Tecnologica Nacional y Universidad de Buenos Aires de Argentina ofrecen actualmente grados académicos en sistemas de información y en otros campos relacionados.

El ambiente Organizacional y el Proceso AdministrativoAlgo que resulta fundamental en la administración moderna, es el hecho de organizar; incluso se considera que ninguna organización puede funcionar a la larga sin una cadena de comando y una cadena de comunicación formal que coordine las actividades de la empresa y canalice las instrucciones al usuario respectivo.

El organizar, controlar y planear constituye las funciones básicas de la administración, mismas que son altamente significativas en el desempeño de los sistemas de información para la administración.

Una función distintiva del proceso administrativo de marcarse en la forma de interpretar los conceptos de organizar y organización. Organizar es una función básica de los gerentes y se ocupa primordialmente, de la estructura formal como medio para obtener la acción efectiva de grupo. Por otra parte la organización se refiere a las relaciones humanas en las actividades de grupo, es decir se ocupa de coordinar las actividades de la gente.