Manual de Normas y Procedimientos.

Objetivos

1.- Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

2.- Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.

3.- Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa.

4.- Prestar apoyo logístico a la organización con información del tiempo que demora cada responsable en la realización de sus actividades para determinar el costo real.

Finalidad

1.- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias.

2.- Facilitar las labores de inspección.

3.- Simplificar la determinación de responsabilidades.

4.- Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.

5.- Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.

6.- Facilitar la elaboración de las guías de servicio al ciudadano.

7.- Construir una base para el análisis.

Modificación

1.- El procedimiento es de mejoramiento continuo, se realiza cuando las necesidades lo requieran, como consecuencia de una acción correctiva, o por política cuando menos una vez al año.

2.- La modificación o creación de nuevos procedimientos podrá realizarse inmediatamente.

3.- Si las modificaciones fueran numerosas y constantes se sugiere realizar un rediseño de todos los procedimientos, procesos y servicios administrativos.

Ventajas

1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos estos que por otro lado sería difícil reunir.

2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.

4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existirUn instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.

9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

Limitaciones

1.- Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.

2.- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.

3.- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.

4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.

5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.